Obecnie obserwuje się rosnące zainteresowanie usługami wirtualnego sekretariatu. Jest to spowodowane wieloma czynnikami, jednak głównym z nich jest pandemia, która pozwoliła na dostrzeżenie pozytywów pracy zdalnej. Zaistniała sytuacja wskazała, że taki charakter pracy cechuje się równą efektywnością i sprawnością, co wykonywanie obowiązków stacjonarnie. Dlatego też stosunek do home office’u zmienił się diametralnie.
Z konieczności poradzenia sobie z nowymi wyzwaniami, jakie nastąpiły po długotrwałej izolacji, a także zmieniającymi się potrzebami osób wykonujących pracę biurową, wirtualne wykonywanie obowiązków postrzegane jest w zupełnie inny sposób. Co więcej, coraz więcej osób poszukuje tego typu stanowisk, a sporo firm odchodzi od prowadzenia biura czy świadczenia innych usług stacjonarnie. Dlaczego warto zdecydować się na wirtualny sekretariat? Jakie ma zalety? Dla kogo jest to odpowiednie rozwiązanie?
Jak działa wirtualny sekretariat i dlaczego warto skorzystać z jego usług?
W momencie wyboru numeru telefonu do firmy następuje przekierowanie do wirtualnego sekretariatu. Przeszkolona osoba odbierająca, czyli wirtualna asystentka bądź asystent, prowadzi rozmowę z klientem, notuje wszystkie ważne pytania, wątpliwości lub inne istotne wiadomości. Jeżeli jest w stanie udzielić informacji, robi to zgodnie z omówionymi wcześniej wymaganiami firmy, która zdecydowała się na tę usługę.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, wirtualny pracownik przekazuje informacje do firmy w formie mailowej lub telefonicznej. Dodatkowo wszystkie detale rozmowy zapisywane są w kalendarzu oraz w systemie CRM, w którym zawarta została historia kontaktów. Lista otrzymanych telefonów jest również na bieżąco (każdego dnia roboczego) wysyłana do wglądu.
Wirtualny sekretariat – czy warto się na niego decydować? Dla kogo stanowi opłacalną opcję?
Wirtualny sekretariat to dobry wybór dla wszystkich firm, które chcą zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Tego typu rozwiązanie odciąża firmę i umożliwia skupienie się wyłącznie na rozwijaniu swoich założeń, osiąganiu celów czy wykonywaniu wysokiej jakości usług. To doskonałe narzędzie dla rozwijających się biznesów, gdzie liczba klientów ma tendencję wzrostową i kontakt ze wszystkimi zainteresowanymi jest utrudniony. Na rynku znaleźć można dedykowaną firmę oferującą usługi wirtualnego sekretariatu, dostępną na stronie https://www.brella.pl/wirtualny-sekretariat/. Dostępne asystentki w sposób kompleksowy zadbają o sprawnie działający dział recepcyjny.
Wirtualny sekretariat – zalety
Decyzja o zamianie stacjonarnego charakteru sekretariatu na wirtualny niesie za sobą wiele korzyści. Jednym z najważniejszych aspektów jest kwestia finansowa. Prowadzenie tego obszaru online pozwala na oszczędzenie pieniędzy w odniesieniu do wynajęcia biura. W zależności od wielkości miasta i lokalizacji może to się wiązać z kosztami oscylującymi na poziomie 2000-4000 zł miesięcznie.
Ponadto wyeliminowane są po części świadczenia związane z etatem osoby obsługującej sekretariat oraz finansowanie niezbędnego wyposażenia stanowiska pracy. Kolejną zaletą jest to, iż zredukowane zostają wydatki dotyczące prowadzenia dokumentacji kadry pracowniczej i obsługi biurowej. Nie należy zapominać również o tym, iż wirtualny sekretariat pozwala na szybszy, swobodniejszy, a przede wszystkim zagwarantowany kontakt z potencjalnym lub obecnym klientem.
Jakość pracy jest oceniana na wysokim poziomie, gdyż usługi świadczone są przez doświadczone i wykwalifikowane osoby, posiadające wszelkie kompetencje do sprawowania pieczy nad przepływem informacji. Natomiast pensje rozliczane są za wykonaną pracę. Firmy decydujące się na takie rozwiązanie mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, nie martwiąc się o prawidłowe realizowanie obowiązków sekretariatu. Niezaprzeczalnym atutem jest również pewność, iż przedsiębiorstwo może prosperować nawet podczas urlopów, szkoleń, konferencji czy innych wyjazdów służbowych właścicieli.
Czy warto wybrać usługi wirtualnego sekretariatu? Niewątpliwie to rozwiązanie posiada szereg korzyści. Przede wszystkim całościowo dba o terminowe i solidne wykonywanie obowiązków biurowych, pozwala na zredukowanie kosztów oraz usprawnia kontakt z klientami.
